Una ricerca presentata durante AI Week 2026 evidenzia come inefficienze amministrative, stress e processi frammentati continuino a rallentare le aziende italiane, sottraendo tempo e risorse ad attività strategiche
La burocrazia continua a essere uno dei principali ostacoli alla produttività delle aziende italiane. Documenti da approvare, procedure ripetitive, strumenti non integrati e attività amministrative sempre più frammentate generano ogni giorno costi nascosti, rallentamenti operativi e un forte impatto sul benessere delle persone che lavorano all’interno delle imprese.
È quanto emerge dalla nuova ricerca presentata da Factorial durante AI Week 2026 a Milano, appuntamento dedicato all’innovazione e all’intelligenza artificiale. Secondo i dati emersi, una società con 100 dipendenti può arrivare a perdere fino a 530 mila euro all’anno a causa delle inefficienze burocratiche interne, tra errori, ritardi e processi poco ottimizzati.
Factorial definisce questo fenomeno “Sindrome delle Scartoffie”: una condizione che coinvolge manager, responsabili e professionisti costretti a dedicare sempre più tempo a compiti amministrativi che poco hanno a che fare con il loro ruolo strategico. Oltre un manager su tre dichiara infatti di trascorrere più di cinque ore alla settimana tra approvazioni, autorizzazioni, report e attività ripetitive, con inevitabili ripercussioni sulla produttività aziendale.
Da questa riflessione nasce “Scartoffie”, la nuova campagna lanciata da Factorial e ideata dall’agenzia creativa Fuego Camina Conmigo, con produzione affidata a VETA e la regia di Nicolás Vázquez e David Camarero. Una campagna che utilizza il linguaggio dell’ironia per raccontare il caos burocratico quotidiano vissuto da migliaia di aziende, trasformando moduli, fogli e approvazioni infinite in simboli di un sistema ancora troppo complesso.
Secondo Jordi Romero, CEO di Factorial, il problema non può essere affrontato semplicemente digitalizzando i processi esistenti: “Digitalizzare non basta: senza semplificazione, si rischia solo di spostare la complessità online”. Un concetto che mette in evidenza uno dei grandi paradossi della trasformazione digitale: molte aziende hanno introdotto nuovi strumenti tecnologici, ma senza ripensare davvero il modo in cui lavorano.
La ricerca mostra infatti come il peso della burocrazia non sia solo economico, ma anche umano. Il 46% dei manager associa le attività amministrative a stress e ansia, mentre il 40% parla apertamente di frustrazione. Un dato che si riflette anche nella vita privata: metà degli intervistati racconta di aver perso tempo libero o ore di sonno a causa di problematiche lavorative legate alla gestione burocratica.
Il vero costo, però, potrebbe essere quello delle opportunità mancate. Sei manager su dieci sostengono che il tempo assorbito dalla burocrazia impedisca loro di concentrarsi su attività strategiche come leadership, innovazione, pianificazione e sviluppo del business. Se liberati da queste incombenze, oltre la metà investirebbe il tempo recuperato in formazione, crescita professionale e iniziative strategiche per l’azienda.
In questo scenario, l’intelligenza artificiale viene vista come uno strumento capace di alleggerire il carico amministrativo e automatizzare molte attività ripetitive. Tuttavia, la vera sfida non è soltanto adottare nuove tecnologie, ma integrarle in modo efficace nei processi aziendali. Oggi il 67% dei manager utilizza già strumenti AI per attività amministrative, anche se spesso in maniera frammentata e non strutturata.
Durante l’incontro è intervenuto anche Rudy Bandiera, divulgatore e consulente aziendale, che ha evidenziato come l’intelligenza artificiale venga ancora percepita da molti come qualcosa di distante e difficile da comprendere: “Vediamo l’intelligenza artificiale come un alieno, che permea ogni parte della nostra vita e non capiamo come funziona”. Secondo Bandiera, il rischio per aziende e professionisti che si avvicinano all’AI in modo superficiale è quello di aggiungere nuova tecnologia a processi già complessi, senza semplificarli realmente.
La partita, quindi, non si gioca solo sulla presenza dell’intelligenza artificiale nelle aziende, ma sulla capacità di ripensare organizzazione, flussi di lavoro e cultura aziendale. In un contesto economico in cui produttività, innovazione e velocità di adattamento diventano sempre più decisive, liberarsi dal peso delle “scartoffie” significa restituire tempo, competenze ed energie alle attività che generano davvero valore.
